Weblog: Harald Sturm

Passiert Ihnen das auch öfters, dass Sie nach einem Wochenende oder einer Woche Urlaub wieder ins Büro kommen und dann von zig neuen E-Mails begrüßt werden? Denn immer mehr Arbeitnehmer werden von ihrem Computer mit solchen Botschaften willkommen geheißen. In manchen Unternehmen werden die Mitarbeiter von Spezialisten geschult, damit sie neben dem Bearbeiten von E-Mails überhaupt noch zu anderen Tätigkeiten kommen. Einer dieser Spezialisten ist Nathan Zeldes, Produktivitätsmanager bei Intel Israel, und das sind seine Ratschläge:

Ungeöffnet löschen
Sehen Sie die Posteingangsliste mit Absendern und Themen genau durch, bevor Sie die einzelnen Meldungen lesen. Viele Nachrichten können Sie ungelesen löschen. E-Mail-Programme wie Outlook haben Filter, mit denen Sie bestimmte Arten von unerwünschten Meldungen von vornherein abweisen können. E-Mails mit Betreffzeilen in Großbuchstaben sind z. B. so gut wie immer amerikanische Werbung.

In Körbchen verteilen 
Bilden Sie den sinnvollen Umgang mit Papier im PC nach. Missbrauchen Sie den Ordner „Posteingang” nicht als Sammelbehälter, sondern legen Sie die Nachrichten nach dem Lesen in projektbezogenen Ordnern ab.

Sofort beantworten 
Nutzen Sie den größten Vorteil von Email: die schnelle Antwortmöglichkeit. Das sollte Ihnen in Fleisch und Blut übergehen: Nach dem Lesen eine Meldung entweder löschen oder beantworten. Wenn Sie noch etwas arbeiten müssen, bevor Sie die volle Antwort geben können, schreiben Sie einen ganz kurzen Zwischenbescheid.

5-Wochen-Ordner einrichten
Etwas Ähnliches wie den bewährten „Vor-Papierkorb” im papiernen Büro sollten Sie auch im PC haben. Legen Sie im Ordner „5 Wochen” alle Nachrichten ab, bei denen Sie sich nicht sicher sind, ob der Absender darauf noch einmal zurückkommt, oder die Sie anderweitig brauchen könnten.

Kürzel erfinden 
Vereinbaren Sie mit Ihren Kollegen Abkürzungen in der Betreffzeile, aus denen schnell ersichtlich ist, worum es geht: „To do” oder „HB” (Handlungsbedarf) für wichtige Sachen, die erledigt werden müssen. „Info” oder „NZI” (nur zur Information) für nicht ganz so brenzlige Themen.

„E-Mail-SMS” nutzen 
Praktisch sind Nachrichten, die sich komplett in der Betreffzeile unterbringen lassen. Schließen Sie die Betreffzeile mit „eom” (End of message) oder „nfm” (no further message) ab, damit der Empfänger Ihre E-Mail nicht öffnen muss.
Besonders passend sind solche Kurzbotschaften als Empfangsbestätigung: „Vielen Dank für die prompte Antwort! (nfm).”

Abwesenheit mitteilen 
Es ist kein unvermeidbares Schicksal, dass Sie nach Ihrem Urlaub Hunderte ungeöffneter E-Mails vorfinden. Die meisten E-Mail-Programme bieten das Feature „out of office”.
Dann ist Ihr Briefkasten geschlossen und alle Absender bekommen eine Nachricht, wann Sie wieder da sind.

CC sparsam verwenden 
E-Mails lassen sich sehr leicht an einen großen Adressatenkreis versenden. Das tun manche Menschen gern, um sich nach allen Seiten abzusichern. Vereinbaren Sie in Ihrer Firma, dass das nur noch in Ausnahmefällen genutzt werden sollte, denn vor allem die CC-Manie („carbon copy”, heißt eigentlich „Kohlepapier”) ist schuld an der E-Mail-Schwemme in den Betrieben.

Vorsicht bei Anhängen 
Eine andere Unsitte: An eine E-Mail Bild- und andere Riesendateien anzuhängen. Tun Sie das sparsam und nur wenn Sie wissen, dass der Empfänger die Datei in dieser Größe braucht. Sonst ist es höflicher, ihm die entsprechenden Passagen auszuschneiden und nur die zu versenden. Wenn Sie in Ihrer Posteingangsliste große Nachrichten sehen, öffnen Sie erst die E-Mail und sehen nach, um was für eine angehängte Datei es sich handelt, bevor Sie sie zeitraubend auf Ihren PC herunterladen.

Fasse dich kurz 
Machen Sie es sich zum Ziel, möglichst kurze und prägnante E-Mails zu schreiben. Zitieren Sie bei Antworten die Nachricht Ihres Adressaten nur, wenn es unbedingt erforderlich ist, und selbst dann nur in Auszügen. Das vereinfacht dem anderen die Lektüre - und zur Vereinfachung wurde E-Mail doch eigentlich erfunden.

Liebe Leser/innen, ich hoffe der ein oder andere Tipp wird Ihnen helfen für Ihre E-Mails ein geordnetes System zu finden und die gewonnene Zeit für schönere Dinge zu verwenden.
In diesem Sinne wünsche ich Ihnen einen erholsamen und schönen Start ins Neue Jahr ohne viel E-Mail-Chaos nach den Feiertagen!

Liebe Grüße

Harald Sturm

Der Beitrag wurde am Donnerstag, den 01. Januar 2009 um 16:49 Uhr veröffentlicht und wurde unter Allgemein abgelegt. du kannst die Kommentare zu diesen Eintrag durch den RSS 2.0 Feed verfolgen. du kannst einen Kommentar schreiben, oder einen Trackback auf deiner Seite einrichten.